行政办公

Administration Solution

行政办公管理OA解决方案是现在成功企业有效运作的有力保障,做好行政办公管理工作,能够有效地提高办公室运作效率, . . .

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行政办公OA解决方案

       行政办公管理是现在成功企业有效运作的有力保障,其内容就是对办公室所构成的如车辆、办公用品、机器设备、会议室和各种流程审批等日常办公事务进行计划、组织、指挥和控制的活动,其目的在于实现包括制定计划、合理分配、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整个过程的总体目标优化。做好行政办公管理工作,能够有效地提高办公室运作效率,最大限度地发挥行政办公的作用实现办公室自动化的工作目的。

       该行政办公OA解决方案主要从行政行为的角度出发,对行政权力进行综合的管理,通过工作流程管理机制规范行政行为,通过车辆管理、物品管理、设备管理、会议管理等来统一管理和合理分配办公室所管理的各种事务,实现客户价值的最大化。

       1、流程审批

       流程审批是制度化刚性流程的具体应用。企业在经营和成长过程中,逐步会沉淀下很多规章制度,其中包括各种纸质表单、流程规范、数据规范、岗位说明、权限等,制度的形成、推广和优化过程,也是规范员工行为的过程,是实现内部协作分工的过程、是规范岗位操作、从人治向法制逐步进步的过程。

      但是逐步累积起来的制度和规范汗牛充栋,员工根本没有办法完全学习和掌握;规章制度的优化和调整后,很难实时的将最新版本传达到每位员工,因此制度的形成、推广和优化过程难度很高,使得制度不能有效落地,大部分员工对制度的掌握仅限于考勤、例会等频繁使用的制度。

通过工作流软件的实施和应用,可以帮助企业规章制度和管理规范有效落地。

       行政管理中涉及到的流程审批应用,如考勤异常流程、费用报销流程、出差申请流程、合同审批流程、会议的发起及会议室的预定、信息发布审批流程、车辆申请流程、帖子发布审批流程等,通过电子化的工作流程简化了之前流程人工复杂的审批过程,只需要发起相应的流程、根据表单填写好内容就可以按照设计好的流程图进行一步步向下流转直到流程审批结束,大大的提高了行政办公的效率。

       流程审批在易用性方面,通过个性化授权,可以将常用的流程推送的个人门户,方便调用;通过制度、表单和流程的集成,可以使得员工通过流程免除学习和培训,轻松掌握和运用企业的制度;

       在用户体验方面,提供了从设计、应用、维护到门户展现全程的图形化自定义,通过自定义规范、自定义表单、自定义流程、实现企业流程地图的轻松设计;

       在工作流的适用性上,不但可以做到表单样式的灵活设计,还可以在表单中实现字段计算、合计、二维表等特殊应用;不但支持流程的刚性规范,还可以支持流程根据职务、天数、金额、字段等各种条件进行流程走向判断;不但支持表单流程的集成,还支持同一流程在不同节点展现不同的表单,支持子流程触发技术。

       在关联技术方面,打通了门户、项目、知识、子流程、综合办公、邮件、短信、消息等,实现了信息联动和全面提醒。

       在流程管理方面,该模块对企业的流程管理遵循PDCA管理法则,从发起流程到待办流程、在办监控、流程记录、办结查阅、和效率分析进行闭环管理。并对所有的流程可以进行信息追踪。

       在数据安全方面,该系统工作流技术采用了数据权限技术,不但可以对流程的查看和使用权限进行控制,而且可以对表单、甚至字段级的数据权限进行增删改查的授权控制。并且可以本系统的数据库或者其他系统的数据库进行数据抓取,实现和其他系统的信息互通。

       2、车辆管理

       办公室及下属拥有一定数量的车辆,车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息,有效跟踪管理每台汽车的使用状况,提高工作效率,使企业车辆管理更加科学、更加规范。

       3、物品管理

       物品管理主要对各企业内部的办公用品进行采购、领用管理,对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。方便办公对各种物品的采购入库、领用登记,归还登记的统一管理,提高管理的效率。

       4、设备管理

       办公设备管理是对企业的办公设备信息进行登记、申请和审核。办公设备管理功能模块包括:设备登记、设备申请、设备审批、借出/归还及设备统计。

       5、会议管理

       办公室基础管理工作中,最常用的管理手段就是会议,通过会议完成政策的上传下达、工作布置、统一思想、群策群力等任务,但是会议组织、会议过程、会议执行等不同的阶段往往存在种种原因,导致会议冲突、会而不议、议而不决、决而不行,从而严重影响了会议的效率和效能。因此通过会议管理子系统的应用,可以有效的提高会议室管理、会议服务管理、会议组织管理、会议议程管理、会议决议管理的效率。

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