OA办公系统平台建设于企业而言,其完善的技术优势及健全的功能模块不仅提升了办公效率和精度,推动了企业各项管理制度的落地和执行,在促进企业办公管理效率提升的同时,OA系统亦是有效推动了企业信息化进程。
启德教育,国际教育领域的知名品牌,29年来致力于国际教育交流,是中国教育部官方认证的留学咨询与出国培训的旗舰机构,具有雄厚的国际教育资源优势。
针对启德教育自身发展情况不难发现,各类知识管理、知识文档无疑是企业的办公重点。为此,九思软件专家团队结合OA系统于知识档案管理的诸多优势,为其提出了如下OA知识文档管理系统的解决方案,具体参考建议如下:
知识栏目:知识栏目可设立多级目录及分目录,将企业发展过程中的各类知识系统收集、整理、发布,建立知识档案库。如企业文化、经营理念、组织结构,企业培训、活动集锦,企业VI素材、需求汇总等。
文件管理:可设立多级目录,分类存放办公室、各单位、各中心的各种公文、报告、审批、经验和阅历等文件;用户端可自行上传、下载及查看文件,并可以对自己上传的文件进行增、删、查、改等操作,并可设定共享单位,指定共享、不共享或有限共享。
文件推送:在收发文流程、合同审批流程、项目验收流程等流程流转结束后,将相应的文档资料归档到企业知识库中,使得企业知识积累在日常工作中不知不觉的进行。
权限管理:针对每一个知识文件夹设置权限,定义查看范围,有效日期、下载次数、浏览次数,并且可查询文件被浏览情况。
流程管理:流程表单中关联相关知识文档,让流程发起人有更多信息参考,同时提供给流程审批人更多决策支持。
文件历史版本查看:可自动记录文件历史版本,可预览、下载文件的历史版本。避免重要文件的历史内容丢失。
安全控制:知识文档文件采用加密存储,防止文件扩散,全面保证企业级数据的安全性和可靠性。同时,针对不同的用户、部门及岗位进行权限控制,控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作,实现文档安全共享。
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OA知识文档的价值在于使企业能够释放存储在企业内部的各种信息,构建企业知识库,加强和完善员工的知识储备,减少重复劳动。九思OA知识文档系统参考建议的实施,启德教育OA知识文档管理平台的建立,在构建企业知识管理体系的同时,也必然进一步提升企业协同办公效率,使得企业文档价值得以充分展现,从而加速企业信息化管理进程