酒店财务审批权限及操作流程

 

总 则

一、适用范围：适用于酒店连锁下属各酒店的费用和支出。

 

二、审批规定：

1．根据审批权限设置的人民币权限行使审批权。

2．若审批权限中规定的审批人空缺，则需由其直线上级人员批准。

3．酒店员工的费用由店总审核审批。

4．店总的费用由公司酒店总经理审核审批。

5．公司酒店总经理及助理的费用由总公司总经理或董事长审批。

6．总公司驻酒店人员发生的费用，按总公司报销流程在指定酒店报销；实习店总作为公司储备人员，发生的费用报总公司人事部审批。

7．员工申请的费用若有审批人参与，必须转至其上级审批人审批后方能付款。

8．在审批所需相应材料齐全的前提下，每项审批均须在3个工作日内完成。

9．所有报销或付款单上的金额无论大、小写均不可涂改，也不得使用修正液修改。

10．所有提交付款申请时须提供金额和抬头都开具正确的发票。要做到发票、合同、付款申请单上的收款方抬头、金额三者一致。若有合同、收货单、验收单或事先审批件也必须作为付款附件，出纳支付完成后需在付款申请单和员工报销单及票据附件上加盖付讫章。

11．所有新增供应商必须提供正确的帐户信息（包括帐户名称、开户银行、帐号）的证明原件或开户许可证复印件，同时加盖公章或财务印鉴章或银行刻制的三排章，若供应商信息发生变更也必须提供盖有以上要求印章的新帐户信息的证明，由现金出纳在付款之前核对付款申请单的账号与账户明细是否一致，核对无误后按照付款申请的账号进行支付。为防止付款错误的复查，帐户证明统一由出纳存档编号。

 

三、审批人职责：

1．充分理解其自身所拥有的权限，并严格按照权限处理日常工作。

2．在使用其批准权力时，尽职地进行适当的审查。

3．保证所有支出均控制在预算以内。

4．任何审批人若要离开办公地点，无法行使审批责任时，为使工作能正常进行必须填写一份授权委托书，指定人员代为行使与其同等的权力代处理该部门紧急事务。该授权员工应对代签者签署的所有文件负责。

 

四、其他重要事项：

1．此权限审批流程每一年更新一次，但不排除特殊情况下进行紧急更新。

2．保证所有支出均控制在预算以内，酒店所有预算外支出必须由总公司总经理或董事长审批。

3．所有审批人及员工均需对自己的行为负责。若给公司造成损失，公司将保留诉讼并追究当事人赔偿责任。

 

五、审批权限及流程

1．酒店员工费用报销

概述：个人费用报销是员工因办公需要发生各项垫支的费用，主要包括差旅费、业务招待费、车辆费、通讯费、交通费、注册登记费、证照费、印刷费、办公用品等零星支出费用可由上级领导审批后，财务给予报销。

酒店员工费用报销单笔1000元由店总审批，单笔超过1000元以上2000元以内由公司酒店总经理审批，单笔超过2000元以上的由总公司总经理或董事长审批。

 

2．酒店员工借款

概述：个人借款是指员工因公务需要临时发生的各项预先借支的款项，主要包括出差借款、会务费借款、培训费借款等借支，公务完毕后须及时清帐归还。酒店厨师等支出频繁人员可申请周转备用金，不得超过2000元，酒店员工首次申请周转备用金执行本流程。员工借款务必在其人事关系所在地借款和归还。

酒店员工借款单笔500元由店总审批，单笔超过500元以上1500元以内由公司酒店总经理审批，单笔超过1500元以上的由总公司总经理或董事长审批。

 

3．酒店日常运营费用及采购支付

概述：店日常营运费用包括但不仅包括：客用品、洗涤费、能源费、纯净水、电话费、有线电视费、零星装饰用品、玻瓷银、餐厨具、清洁用品、清洁费、印刷及文具、日常修理维护费*、工作服、销售佣金、运输费、年检费、执照费、绿化费、食品及原材料、小商品、邮寄费、低值易耗、其他零星用品等。

除水、电、煤、汽等能源费；食品及原材料、咨询服务费、中介佣金、资产租赁费等固定运营费用外，超过2000元以内店总审批。其他一次性运营支出超过2000元以上5000元以内由公司酒店总经理审批，超过5000元以上的由总公司总经理或董事长审批。

 

4．酒店（开业后）固定资产支出

概述：指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与经营有关的设备、器具、工具等。不属于经营主要设备的物品，单位价值较大，并且使用期限超过一年的，也应当作为固定资产。如IT设备类资产（包括电脑及外部设备、网络设备、程控交换机、软件、打印机等）。广告灯箱纳入本流程进行采购申请。另固定资产转移（或调拨）执行此流程。所有开业后固定资产的新购置均由总公司总经理或董事长审批。

固定资产分类及内容如下：

类别及内容

电子设备类 空调、电视机、电子门锁、电脑、手提电脑、服务器、UPS、打印机、复印机、自动售货机、扫描仪、DVD、音响、监控设备、交换机、除湿机、发电机、收银机、吸尘器、投影机、洗衣机、地毯清洗机、发票税控机、录像硬盘、健身器材、多功能清洁机、传真机、数码相机、卫星设备

家具用具类 各类家具、沙发、行李架、货架、更衣柜、床垫、工作台、桌椅、餐台、操作台、保险箱、白板、鱼缸、照明柜、小商品柜、咖啡厅吧台、咖啡厅家具、自动麻将桌

软件类 用友软件、防火墙、公安治安上传系统

机械设备类 电梯、锅炉、各类泵等

厨房设备类 冷柜、烤箱、制冰机、消毒柜、开水器、抽风机、蒸饭柜、水池系列、厨房用工作台、低嗓音离心机

运输设备类 车辆

 

5．酒店大修理支付

概述：是酒店的维修费用，一般在年初由酒店报总公司预审，经批准的大修方纳入当年大修计划，列入大修计划的项目都会有一个编号；未列入大修计划的酒店维修依照日常运营费用流程执行。大修理计划中发生的固定资产等资产类采购，按固定资产流程执行审批；大修计划外的资产采购按前面“酒店（开业后）固定资产支出”流程执行审批。

酒店日常维修均有计提，在计提比例内单笔1000元由店总审批，单笔超过1000元以上3000元以内由公司酒店总经理审批，单笔超过3000元以上的由总公司总经理或董事长审批。

 

6．酒店广告费支付

概述：广告费指酒店为装饰发生的广告灯箱费用和通过第三方载体（如报纸、杂志、电视、电台、媒体）等进行广告宣传的费用。单笔1000元由店总审批，单笔超过1000元以上3000元以内由公司酒店总经理审批，单笔超过3000元以上的由总公司总经理或董事长审批。

 

7．酒店棉织品及资产报废、报损

概述：酒店开业一年后每月棉织品均有报损比例，每月棉织品或固定资产缺失，必须报公司酒店总经理审核审批，并追究当事人赔偿责任。报损及报废金额超过年度计提总额的需报公司酒店总经理审批后，方可账务处理。固定资产报废及报废再购买执行此流程。

 

8．酒店薪资福利支付

概述：薪资福利费主要是支付员工工资奖金、员工社会保险（四金、综合保险等）、工会经费、个人所得税、残疾人保障基金、固定福利费用支出等款项。由各店财务人事专员报店总、公司酒店总经理审批后，直接报公司人力资源部。

 

9．酒店专项费用支付

概述：专项费用一般指各种税金和税费、物业租赁费、利润分配、资金调拨或酒店间代付款项，但酒店代付款项前需先完成款项申请审批同意后，再执行酒店代付流程，以保证支付和代付两条线原则。由各店财务人事专员报店总、公司酒店总经理审批后，直接报总公司财务部。

 

10．酒店备用金

概述： 酒店备用金由财务部提现，作为酒店开业和日常经营的周转备用金使用，大致分为四类：前台收银周转金、后台财务备用金、开店备用金、个人备用金等。

现金使用范围：

1) 酒店个人借款和零星的采购支出；

2) 新开酒店还未开立银行帐户的个人借款、报销费用等零星采购支出；

3) 酒店员工薪资的支付；

4) 除上述规定外，原则上所有大于2000元以上的供应商付款都应通过银行进行支付，若大于2000小于10000元无法通过银行支付的款项需公司酒店总经理和总公司财务部经理审批，财务出纳将审批邮件做首次备案，即同一供应商的第二次付款就不再审批，但大于10000元的付款（除水、电、煤通讯网络、有限电视等公共事业费以外），其它付款都需每笔每次公司酒店总经理和总公司财务部经理审批后方可支付现金。

 

规定：1) 酒店前台收银申请备用金不得超过人民币8,000元（含8,000元）

2) 酒店后台财务出纳申请备用金不得超过人民币10,000元（含10,000元）

3) 房间数量大于130间但小于等于 200间，前台备用金不超过12000元。

4) 新开酒店申请营运备用金每项不得超过人民币30,000元(含30,000元)（若基本户开设完毕，备用金限额将依照以上成熟酒店前台和后台备用金限额执行。）

5）个人备用金不得超过人民币2,000元(含2,000元) （酒店厨师等支出频繁等原因需要备用金的人员，但在发生支出后必须及时报销补足备用金，此备用金记入个人借款）

 

申请：1）酒店营业款不得存入个人存折。

2）坚持收支两条线。酒店按照开支预算申请了备用金，仍必须在实际支付时，依照付款流程执行审批。