文件档案管理一直以来都是一个费力不讨好却又不可或缺的基础性工作，这项工作看似不会产生很大的成果，然而却是帮助公司传承、积累组织历史和文化的一项重要工作，同时，它还承担着将组织知识经验显性化的任务，为领导者决策和员工的学习创新提供必要的支持。

       传统文档管理的痛点

       工作量大：文档管理涉及面非常广泛，涉及组织各类的合同、人员信息、资质证书、技术文件等等，管理起来耗费时间和人力，还可能出现纰漏。

       难以查阅：文档过多、分类杂乱，使得查阅起来极其不方便，浪费了时间，还可能找不到。

       借阅麻烦：借阅过程麻烦，管理员需要了解借阅人是否拥有借阅权限，了解文档是否已借出，还要依次登记借阅信息。

       文档丢失：文档信息记录不规范、追回不及时等原因常常会导致组织的重要文档丢失，耽误使用。

       九思数字化文档管理

       九思以“分类、管理、存储+资料电子化”为基础思路，帮助客户建设高效规范的企业文档信息管理OA系统。

       及时归档，合理分类：

       （1）直接归档：不需要审批，直接由信息采编人员将文件档案归档。

       （2）自主分类：可以自主设立多级目录，分类存放办公室、各处室、各中心的文件，且文件夹可以无限级增加；OA系统包括单位级文档、项目级文档、个人级文档，每创建一个项目便自动生成相应的项目级文件夹。

       规范整理，快速查借：

       （1）上传方便:支持非编辑器模式，直接上传word、excel、pdf等格式文件；支持word直接粘贴；还可直接编辑，图文混排，简单易用。

       （2）变更提醒：用户端可根据权限上传、下载及查看文件，并对自己上传的文件进行增、删、查、改等操作；对文档的变更也会有相应的消息提醒。

       （3）分类检索：检索文档可以根据各种条件进行检索，快捷方便。

       （4）借还流程化：信息采编人员可以通过文档的目录直观浏览档案状态，无论借阅还是归还，都需要经过流程审批，记录系统。

       权限控制，安全保管：

       （1）自主设定权限:可以自主设定上传文档的查阅权限，指定共享、不共享或有限共享，保证涉密文档的安全。

       （2）轻负担运行：OA办公平台中的重要文档及时归档管理，安全保管，非重要文档2-3年后逐渐清理，保证OA负载均衡。

       （3）文档回收：注销文档可以通过文档回收站找回，保证文档的回收利用。

       九思文档管理的价值

       统一文档管理渠道：为企业存储各种文档提供了统一的信息化渠道，对文档进行“一站式”采集、分类、归档、管理、检索、查阅的全生命周期管理，提升了企业文档管理水平。

       提升检索利用效率：信息化、电子化的档案管理以及快捷的检索工具，帮助企业实现资料的快速查阅、变更及积累，提升文档检索及档案利用的效率，节省了时间和人力成本。

       保障企业文档安全：将办公平台中所有的重要工作内容及时归档管理系统，严谨的权限控制，为涉密资料层层“加码”；“线上+线下”的双线管理，为重要资料的保存提供双重保障。