公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊流程和表单应用，是九思软件OA系统内的重要模块之一。它主要负责实现公文电子收发和归档管理，由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题。

       TCL集团股份有限公司是全球化的智能产品制造及互联网应用服务企业集团，整体在深交所上市，旗下另拥有四家上市公司，TCL创立于1981年，经过三十多年的发展，TCL借中国改革开放的东风，秉承敬业奉献、锐意创新的企业精神，从无到有，从小到大，迅速发展成为中国电子信息产业中的佼佼者。

       接下来，九思软件以TCL集团为例，通过为其设计一款公文管理系统来为您详解公文管理在企业建设中所发挥的积极作用。这款TCLOA公文管理系统规划建设方案参考建议如下：

       新建发文：员工根据需要调用要发起的公文发文单并填写相应的内容，如果没有需要的公文模板，可经管理员同意后进行选择设置。

       审批管理：发送的公文编辑好正文内容后需交由有关领导进行审批，确认内容无误后方可按流程传送下一阶段。

       公文修改：公文在流通中可根据需要进行修改，修改权限由系统管理员统一授予，修改的痕迹系统会自动进行保留。

       电子签章：为便利审批公文的领导，提高工作效率，OA系统提供电子签章的功能，电子签章法律效力同本人签名，系统对电子签章有严密的保护措施防止其被恶意盗用。

       痕迹保留：公文管理支持痕迹保留技术，所有的键盘批注和手写批注全痕迹保留，包括键盘修改和手写修改的痕迹保留，便于日后查证。

       我的收发文：员工可以在收发文管理处看到自己经手的公文信息，可以根据名称、发文号等对文件进行查询。

       公文管理OA系统为员工提供了标准的公文模板，加快了公文类业务的办理速度，也有效避免了公文格式出错的情况，让企业的公文管理更加高效化、规范化、标准化。

       企业在传统办公中，往往需要接收大量的事务和指令，并通过纸质公共文书上传下达，成本高、效率低。公文管理系统的建设、实施，借助OA协同办公系统不仅实现企业收/发文的自动化管理，灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索，从而全方位、多层面提升企业办公效率。